15 Oct 2021 • 2 min

Umsatzsteuernummer beantragen: So klappt der USt-ID-Antrag

Daniel Michael
Experte für europäische Steuerthemen
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Als Profi nutzt Du die Umsatzsatzsteuer-ID täglich. Aber weißt Du genau, wofür und für wen sie tatsächlich gedacht ist. Die Rede ist von der Umsatzsteuer-Identifikation-Nummer. Laienhaft wird sie oft Umsatzsteuernummer genannt. Zur Vereinfachung wird meistens die Abkürzung USt-ID genutzt. Dieser Artikel soll Dir bei der Beantragung der USt-ID Hilfestellung leisten. Ferner erfährst Du, wo Du die Umsatzsteuer-ID ausweisen musst.

Was ist die USt-ID und wofür brauchst Du sie?

Die USt-ID ist eine einzigartige Zahlenkombination. Sie dient unter anderem einem Kontrollverfahren. So ist jeder Unternehmer eindeutig identifizierbar, der Handel innerhalb der Europäischen Union betreibt.

Du kannst sie Dir als zusätzliche Steuernummer vorstellen. Du wirst sie spätestens dann benötigen, wenn Du am EU Warenhandel teilnehmen möchtest.

Sie vereinfacht den Umgang bei steuerrechtlichen Vorgängen und die Abwicklung von Warengeschäften zwischen EU-Ländern. Ferner macht sie Dich für Dritte eindeutig erkennbar.

Für Dich als Unternehmer wird die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer also dann relevant, wenn Du beabsichtigst, Geschäfte innerhalb der Europäischen Union zu machen. Dann musst du aktiv werden und eine Umsatzsteuer ID beantragen.

Firmen und Selbständige: Wer braucht eine USt-ID-Nr.?

Für eine Gewerbetätigkeit ausschließlich in Deutschland benötigst Du grundsätzlich erstmal keine Ust-ID. Wenn Du also Waren und Dienstleistungen lediglich aus Deutschland beziehst oder an Kunden in Deutschland verkaufst, ist keine Ust-ID nötig.

Du benötigst lediglich dann eine USt-ID, wenn Du als Freiberufler, Selbständiger oder Unternehmer über die Grenzen Deutschlands hinaus Dienstleistungen oder Waren kaufst oder verkaufst. Wenn Du als selbständiger Handwerker zum Beispiel im Ausland tätig bist, brauchst Du eine USt-ID.

Wann muss man die USt-ID beantragen?

Sobald Du beabsichtigst, Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland zu kaufen oder zu verkaufen, solltest Du eine USt-ID beantragen. Schließlich willst Du nicht aufgrund von formalen Hindernissen an Geschäften gehindert werden.

Der Umsatzsteuernummer-Antrag

Im folgenden wirst Du durch den Bürokratie-Dschungel geführt, damit Du weißt, wie und wo Du Deine USt-ID beantragen kannst.

Es gibt zwei simple Wege die USt-ID zu beantragen. Zum einen schriftlich und zum anderen online. Eigentlich naheliegend.

Du kannst Deinem zuständigen Finanzamt direkt bei Gründung Deines Unternehmens oder Anmeldung Deiner freiberuflichen Tätigkeit mitteilen, dass Dir eine USt-ID zugeteilt werden soll.

Dafür musst Du nur auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein entsprechendes Häkchen setzen.

Wenn Dein Unternehmen bereits besteht, kannst Du jederzeit einen Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern stellen.

Schriftlich beantragen

Wie bereits oben beschrieben, kannst Du den Antrag auch schriftlich stellen. Hier nutzt Du am besten das entsprechende Formblatt. Der Antrag ist zu richten an das

Bundeszentralamt für Steuern

Dienstsitz Saarlouis

66738 Saarlouis, Telefax: +49-(0)228-406-3801

Beantragung der Ust ID Online

Für den Antrag gibt es einen Vordruck. Das passende Online Formular steht Dir zur Verfügung. Auch wenn die Oberfläche etwas hölzern wirkt, kommst Du doch schon nach ein paar Klicks zum Abschluss.

Welche Daten und Angaben braucht man für die Beantragung der USt-ID?

Je nach Beantragungsart werden unterschiedliche Daten und Angaben von Dir benötigt.

Bei der schriftlichen Beantragung benötigst Du Deinen Namen, Deine Anschrift sowie das zuständige Finanzamt mitsamt der Steuernummer.

Bei der Online-Beantragung machst Du Angaben zur Art des Unternehmens und ebenfalls zum zuständigem Finanzamt inklusive Steuernummer und Rechtsform. Du ergänzt den Namen sowie die PLZ und Ort des Unternehmens bzw. bei einem  Einzelunternehmen den Namen und Vornamen und das Geburtsdatum des Inhabers.

Wie lange dauert die Bearbeitung der USt-ID nach dem Antrag?

Wie bei vielen bürokratischen Vorgängen, spielt für Dich die Dauer der Beantragung natürlich eine wichtige Rolle.

Die Wartezeit für die Vergabe der USt-ID hängt hier im wesentlichen von einem Faktor ab. Es wird unterschieden, ob Du Neugründer bist oder ob Dein Unternehmen bereits besteht.

Auch wenn die Vergabe der USt-ID kein allzu großer Verwaltungsakt zu sein scheint, dauert die Zuteilung bei Neugründungen schnell zwei Monate.

Wenn Deine Firma schon besteht, geht es natürlich schneller. Frag im Zweifel bei Deinem Finanzamt nach. Erfahrungsgemäß kannst Du Deine USt-ID bereits nach einer Woche erhalten.

Rechnung stellen

Was gibt es für einen Unternehmer Schöneres, als Rechnungen zu stellen. Was aber machst Du als Unternehmer, wenn Du Rechnungen stellen musst, aber noch keine USt-ID hast?

Um Dir hier gleich einmal die Angst und Unsicherheiten zu nehmen, erkläre ich Dir, wie Du Dich in dieser Zeit verhalten musst.

Rechnung während der Bearbeitungszeit nach Beantragung der USt-ID

Während der Bearbeitungszeit ist es Dir faktisch nicht möglich, eine Rechnung ins EU-Ausland zu stellen, da die Angabe der USt-ID zwingend vorgeschrieben ist. Dies gilt allerdings auch für den Leistungsempfänger und seine Umsatzsteuer-ID. Schließlich muss eine solche Rechnung immer zwei USt-ID-Nummern enthalten.

Zahlungsaufforderungen können während dieser Zeit trotzdem gestellt werden. Dabei nutzt Du die Formulierung "Steuernummer beantragt" und schreibst statt "Rechnung" "Zahlungsaufforderung" in den Betreff.

Nach Erhalt der Steuernummer schickst Du die tatsächliche Rechnung, z.B. mit Verweis auf die Zahlungsaufforderung. Die Buchhaltung Deines Kunden wird es Dir danken!

Rechnung nach Erhalt der Umsatzsteuer-ID

Wenn Dir endlich Deine USt-ID zugeteilt wurde, kannst Du Deine Steuernummer durch die USt-ID auf der Rechnung ersetzen, wenn Du eine Rechnung ins EU-Ausland stellen möchtest.

Achte aber darauf, dass sowohl Deine USt-ID als auch die des Empfängers auf der Rechnung zu finden ist. Darüber hinaus ist der Zusatz "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfänger" erforderlich, wenn es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung handelt.

Die Rechnung für diese Lieferungen müssen in der Regel bis zum 15. des Folgemonats der Leistungserbringung gestellt werden.

Grundsätzlich ist es aber immer eine gute Idee, die USt-ID anstelle der Steuernummer anzugeben, denn diese hat entscheidende Vorteile gegenüber der Steuernummer.

Sicher weißt Du bereits, dass die Steuernummer auch als Pin für steuerliche Auskünfte genutzt werden kann. Diese Auskünfte können beruflicher als auch privater Natur sein. Zudem nutzen manche Ehepaare eine gemeinsame Steuernummer. Dies birgt natürlich ein gewisses Risiko bei Missbrauch.

Mit der USt-ID werden private und berufliche Steuerdaten also nicht so leicht angreifbar. Dies sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmer ihre USt-ID angeben und nicht die Steuernummer. Die USt-ID bietet somit einen klaren Vorteil bezüglich der Sicherheit Deiner Daten.

Fazit und Hinweise

Willst Du als Unternehmer im EU-Ausland Geschäfte machen, kommst Du um die Beantragung der USt-ID nicht herum. Die Beantragung ist auch kein kompliziertes Hexenwerk und ist mit wenig Zeitaufwand verbunden.

Nach der Beantragung musst Du unter Umständen ein bisschen Geduld aufbringen. Allerdings nur, wenn Du Neugründer bist.

Bist Du erst einmal im Besitz Deiner USt-ID, ergibt sich automatisch eine weitere Pflicht für Dich. Diese solltest Du unbedingt beachten.

Deine USt-ID muss im Impressum Deiner Webseite aufgeführt sein. Abmahnungen können bei Nichtbeachtung die Folge sein, und wer will das schon?

Zweite USt-ID bei Mehrfach-Unternehmungen beantragen?

Wenn Dein Unternehmen/Firma mehrere Zweigstellen hat und diese sich in verschiedenen Ländern der EU befinden, muss für jede Zweigstelle eine eigene USt-ID beantragt werden. Das ist eigentlich ganz logisch, schließlich geht es um die steuerbehördliche Erfassung des jeweiligen Landes.Demnach sind für Dich die Steuerbehörden des jeweiligen Landes die Ansprechpartner. Das erfordert mal mehr, mal weniger Geduld.

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