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In Deutschland unterliegst du als Unternehmer sowie als Online Händler, der Rechnungsstellungspflicht. Diese gewährleistet, dass deine Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß protokolliert werden und sie bilden die Basis deiner Buchhaltung. Denn es gilt: „keine Buchung ohen Beleg“. Bei der Masse an Bestellungen im Online Handel, können Rechnungen allerdings kaum mehr manuell erstellt werden, da verschiedene Umsatzsteuersätze und Besonderheiten je Steuerland enorme Fehlerquellen darstellen. Die Lösung: automatisierte Rechnungserstellung.
Wir möchten gleich zu Beginn des Textes festhalten: Einen Rechnungsservice brauchst du in jedem Fall und vor Komplikationen stellt dich das in der Regel nicht. Ein paar Fallstricke gilt es dennoch zu beachten. Wir klären auf.
(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.
Quelle: Hier geht es zum Gesetzestext
Ja, Du brauchst einen Rechnungsservice zur Erstellung deiner Rechnungen und das bestenfalls von Anfang an.
Um von Beginn an richtig zu starten, solltest Du einen Rechnungsservice in Anspruch nehmen. Der Rechnungsservice sorgt nicht nur dafür, dass deine Kunden eine gesetzlich korrekte Rechnung erhalten, sondern viel wichtiger, kann er eine lückenlose Dokumentation deiner Rechnungserstellung gewährleisten, so wie es das Finanzamt verlangt.
In einer Rechnung müssen 10 Pflichtbestandteile vorhanden sein. Diese Regelung gilt zwar erst ab einem Rechnungsbetrag von 150,-€, aber es ist empfehlenswert in jeder Rechnung die gesetzlichen Bestimmungen zu befolgen.
Der Amazon Rechnungsservice bedeutet, dass Amazon eine Rechnung in deinem Namen ausstellt. Als Verkäufer wirst also du, bzw. dein Unternehmen aufgeführt. Da die Rechnungsstellung in deinem Namen erfolgt, wollen wir dir nahelegen diese sorgfältig zu kontrollieren. Denn da die Rechnungen in deinem Namen erstellt werden, bedeutet das, dass du für Fehler von deinen Kunden und vom Finanzamt haftbar gemacht werden kannst.
Amazon bietet dir als Händler, die kostenlose Möglichkeit den internen Rechnungsservice zu nutzen. Neben der unentgeltlichen zur Verfügungstellung lockt Amazon die Händler aber mit noch mehr vermeidlichen Vorteilen. Es heißt, dass die Nutzung sich auf Dein Ranking positiv auswirkt und die neue Möglichkeit der Filterung nach dem Rechnungsservice soll Vorteile im B2B Geschäft mit sich bringen. Trotzdem wollen wir Dir in diesem Blogpost deutlich machen, dass es an vielen Stellen von Vorteil ist, in ein externes Rechnungsprogramm zu investieren.
Denn die Folgen können umso teurer werden, sobald Fehler bei der Rechnungserstellung auftreten.
Der kostenlose Rechnungsservice von Amazon erscheint auf den ersten Blick für jeden Händler interessant und wir wollen auch nicht behaupten, dass es mit dieser Lösung immer in einem Fiasko enden muss. Aber unsere Erfahrung mit einer Vielzahl unserer Mandanten zeigt, dass sich im Laufe der Zeit die Probleme häufen können.
Amazon bietet Dir also die Möglichkeit kostenlos die Rechnungsstellung für Dich zu übernehmen und die Rechnung dann im Amazon Konto Deines Kunden zu hinterlegen. Dies alles passiert über die Plattform und ist für Dich, wie auch für den Kunden, eine automatisierte und einfache Möglichkeit.
Hintergrund des Rechnungsservice ist das Amazon Business Programm. Das Business Programm bietet Dir, als Online Händler, die Möglichkeit deine Artikel mit Nettopreisen zu präsentieren und dadurch besser deine Marge im Blick zu haben. Denn im gesamten PAN EU Gebiet wird man mit den unterschiedlichsten Steuersätzen konfrontiert. Da die Umsatzsteuer, sprich der Steuersatz, in allen Ländern unterschiedlich hoch ausfällt.
Dein Kunden, der ebenfalls am Business Programm teilnehmen kann, sieht zum Einen deine Produkte mit Nettopreisen und zum Anderen auch die feste Zusage, dass er eine steuerliche Rechnung erhalten wird.
Um diese Zusage auch einhalten zu können, aktiviert Amazon bei Aktivierung des Business Programms auch immer automatisch den Amazon Rechnungsservice.
Komplikationen treten beim Amazon Rechnungsservice erst dann auf, wenn die ersten Rückmeldungen, beispielsweise aufgrund falsch ausgestellter Rechnungsanschriften mit falschen Steuersätzen etc., entstehen.
Wir beginnen gleich mal mit dem schwerwiegendsten Nachteil: Du kannst über den Amazon Rechnungsservice deine Rechnungen nachträglich nicht korrigieren lassen. Solange mit deinen Rechnungen also alles gut läuft, wirst du keine Probleme haben. Sobald aber etwas schiefgeht, was in Verbindung mit einem gewissen Wachstum deines Unternehmens nicht zu vermeiden ist, wirst du vor erste Probleme gestellt, die auch in Verbindung mit dem Rechnungsservice stehen.
Wie weitreichend diese Probleme sein können, darauf gehen wir in einem weiteren Blogpost ein. Hier nehmen wir weiterhin Bezug auf den Umsatzsteuerservice von Amazon.
Amazon lässt also keine manuellen Rechnungskorrekturen zu, was gerade im Onlinehandel ein schwerwiegendes Problem darstellen kann. Wenn deine Rechnungen z. B. mit einem falschen Umsatzsteuersatz ausgestellt wurden, ist es zwingend erforderlich diese Rechnungen zu korrigieren, um Deine Steuerschuld richtig abzuführen. An dieser Stelle muss der Steuersatz angepasst und die korrekte USt ID hinterlegt werden. Die Korrektur würde über das Ausstellen einer Storno-Rechnung und einer vollständig neuen Rechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erfolgen.
Auf mögliche Auslöser der Rechnungskorrektur gehen wir in einem unserer letzten Blogposts ein:
Hilfe - ich habe keine USt ID im Bestimmungsland! Was passiert bei einer rückwirkenden Meldung?
Nun kommen wir zum im Prinzip größten Nachteil des Rechnungsservice von Amazon. Fehler können immer entstehen und lassen sich in der Regel auch nicht vermeiden. Wie schwer ein Fehler wiegt, ist häufig abhängig von der Möglichkeit der Behebung. Und genau hier besteht bei dem Rechnungsservice von Amazon ein großes Defizit.
Um Fehler lösen zu können, ist man auf die Erreichbarkeit von Amazon angewiesen, die aus unserer Erfahrung durchaus ausbaufähig daherkommt. Man ist eine kleine Kundennummer in einer kaum zu beziffernden Masse an Personen, Unternehmen und Händlern die mit Amazon kommunizieren wollen. Standardisierte Antworten, die wenig hilfreich sind, lange Wartezeiten und Anliegen, die sich häufen und in die unnötig Zeit und Energie gesteckt werden muss, die im Endeffekt die Skalierbarkeit eures Unternehmens gefährden.
Von unseren Mandanten wissen wir, dass die Bearbeitungszeiten bei Rückfragen mehrere Wochen in Anspruch nehmen können und eine Lösung auch dann nicht unbedingt garantiert ist.
Daher wollen wir dich nicht nur dazu bringen, den Amazon Rechnungsservice zu hinterfragen, sondern dir auch gleich eine gute Alternative vorstellen.
Um automatisiert Rechnungen für eure Kunden erstellen zu können, muss man nicht unbedingt auf die Amazon interne Lösung zurückgreifen. Es ist problemlos möglich, ein externes Tool zu integrieren, das ebenso die automatisierte Rechnungserstellung übernehmen kann. Allerdings mit vielen Vorteilen verbunden.
Eine gute und solide Alternative ist hier für euch easybill.
Der externe Rechnungsservice von easybill bietet dir eine Vielzahl an Vorteilen. easybill ist zwar nicht kostenlos, aber wie schon so häufig möchten wir Euch hier darauf hinweisen, nicht an den falschen Ecken zu sparen. Die Kosten sind in Bezug auf die Leistungen zudem verschwindend gering.
Außerdem hilft dir easybill problemlos und steuerlich korrekt deine Rechnungen zu korrigieren. Und das auch weit in die Vergangenheit.
easybill schließt sich genau wie wir über eine Schnittstelle an deinen Amazon-Account an und lädt vollautomatisch deine Rechnungen ins Seller Central.
Dadurch wird dein administrativer Aufwand auf ein Minimum reduziert, Probleme lassen sich schnell und ohne viel Aufwand lösen und du handelst nach deutschem Steuer- und Rechnungsgesetz stets korrekt.
By the way unterstützt easybill nicht nur die Rechnungserstellung für Amazon (IDU), sondern auch dein Einlesen von Amazon Original-Rechnungen (VCS) oder auch der eigenen Rechnungserstellung trotz aktiviertem Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS lite). Egal für welchen Weg du dich also entscheidest - mit easybill ist jede Variante abgedeckt.
Hier nochmal wie so häufig unser Appell: Spare nicht an den falschen Ecken. Auch von der Rechnungserstellung, so klein dieses Rad in deiner Maschienerie erscheinen mag, hängt die Skalierbarkeit deines Unternehmens ab. Probleme werden immer ärgerlich, wenn Lösungen nicht schnell und unkompliziert greifbar sind. Genau dies gilt es in Bezug auf die Rechnungsstellung unbedingt zu vermeiden.
Unterschätze deine Rechnungen auch nicht als Marketing-Instrument für dein eigenes Business. Dein Logo oder dein eigenes Briefpapier als Wiedererkennungswert auf deinen Dokumenten sollte dir einiges wert sein.
countX ist ein führender europäischer Technologieanbieter in Umsatzsteuermeldungen für Onlinehändler. Das Unternehmen setzt kontinuierlich neue Maßstäbe in Bezug auf die Automatisierung der grenzüberschreitenden Einreichung der Umsatzsteuer, durch eine Mischung aus zukunftsweisender Technologie, direkter persönlicher Beratung, strenger Qualitätskontrolle sowie persönlicher Beratung.
Das countX Team verfügt über Erfahrungen mit mehr als 600 Kunden in der E-Commerce-VAT-Compliance und bedient seine Kunden zu höchster Zufriedenheit, die durch Technologie in Kombination mit vorausschauender Beratung ermöglicht wird. Bei Fragen zu dem Thema wenden Sie sich an hello@countx.com oder +49 30 62931550.
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