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Heute beschäftigen wir uns mit unserem Lieblingsthema: der Datenqualität im Zusammenhang mit der europäischen Umsatzsteuerkonformität (VAT Compliance).
Als Online-Händler stehst Du immer wieder vor der Herausforderung, Deine Umsatzsteuerverpflichtungen in einem komplexen und sich ständig ändernden rechtlichen Umfeld zu erfüllen. Hierbei ist die Genauigkeit Deiner Daten von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für eine korrekte Umsatzsteuervoranmeldung bilden.
Immer wieder treffen wir auf Online-Händler, deren Umsatzsteuervoranmeldungen ohne vorherige Prüfung der Ausgangsrechnungen erstellt wurden und in den meisten Fällen dann leider fehlerhaft sind.
Spoiler: Bei countX wird Dir das nicht passieren!
Diese fehlerhaften Umsatzsteuermeldungen müssen dann im Nachgang korrigiert werden. Das verursacht Kosten und Arbeit! Daher erklären wir Dir heute den Prozess zur Datenqualität und -sicherung bei countX!
Die Datenquellen im E-Commerce sind vielfältig, insbesondere wenn Du auf mehreren Marktplätzen handelst, also Multichannel betreibst. Von Multichannel spricht man immer dann, wenn man mehr als einen Vertriebsweg nutzt. Beispielsweise verkaufst Du deine Waren über Deinen eigenen Online-Shop und gleichzeitig über andere bekannte Marktplätze wie Amazon, eBay und Co. Noch umfangreicher wird das Konstrukt, wenn Du sogar ausländische Marktplätze wie Bol.com (NL) oder Allegro (PL) hinzufügst.
Besonders einfach sind Daten für uns zu verarbeiten, wenn sie gebündelt an einem zentralen Ort erstellt werden. Im besten Fall also durch ERP-Systeme wie JTL (Wawi), Billbee oder easybill. Denn dann werden einheitliche Belege zu den vielen verschiedenen Transaktionen in unterschiedlichen Sales-Channels erstellt.
Wichtig ist jedoch, dass Deine Rechnungen den europäischen Umsatzsteuervorschriften (VAT Compliance) für Online-Händler entsprechen. Genau das können unsere „Health- und Plausibility Checks” sicherstellen!
Unsere Software prüft jede einzelne Deiner Ausgangsrechnungen auf Plausibilität. Das bedeutet vereinfacht: Der Beleg, den Du uns lieferst, muss auch zu der jeweiligen Transaktion passen. Für jede Rechnungsposition müssen also die folgenden Attribute eindeutig und der Transaktion entsprechend definiert werden:
Fehler, die unser Health-Check erkennt, werden Dir im Kundenportal direkt angezeigt. Hier kannst Du die Liste mit den fehlerhaften Belegen und dem Hinweis der Fehlerquelle herunterladen. Die korrigierten Rechnungen kannst Du dann direkt im Kundenportal wieder hochladen.
Wichtig: wir korrigieren keine Rechnungen für Dich. Wir geben Dir lediglich die Hinweise zu erkannten Fehlern aus. Ob eine Korrektur erfolgt, liegt jedoch ganz in Deiner Hand!
Bevor wir zu den Fehlern kommen, musst Du wissen, dass countX mehrere Millionen Rechnungen pro Monat prüft. Bei dieser Prüfung unterscheiden wir in kritische Fehler und Warnungen vor unkritischen Fehlern.
Kritische Fehler sind beispielsweise:
Bevor dieser kritische Fehler nicht korrigiert wurde, können die entsprechenden Rechnungen nicht in die Meldung mit einfließen.
Des Weiteren warnt unsere Software jeden Kunden vor möglichen Fehlerquellen. Das heißt es handelt sich um Warnhinweise, die von unseren Kunden gelesen und bestätigt werden können. Es handelt sich zwar um unkritische Fehler, aber eventuell kann hier noch eine Verbesserung des Prozesses erfolgen.
Die häufigsten Warnhinweise (unkritische Fehler) sind:
Über den oben beschriebenen, zweistufigen Prozess, wird das finale Rechnungsausgangsbuch (Ledger) erstellt. Dieses kannst Du jederzeit in Deinem Kundenportal einsehen.
Hier findest Du Deine gesamten geprüften und meldebereiten Umsätze aus allen Vertriebskanälen.
Seit 2024 kannst Du Dein Rechnungsausgangsbuch auch als Excel-Datei herunterladen. Hierzu verlinken wir Dir das entsprechende YouTube-Video als Anleitung. In dieser Anleitung zeigen wir Dir auch, wie Du nach OSS-Transaktionen filtern kannst und wie Du Deinen Wunschzeitraum für den Export einstellst.
Aus dem finalen Rechnungsausgangsbuch werden anschließend Deine Umsatzsteuermeldungen für die jeweiligen Länder erstellt.
Du möchtest ab sofort Deine Daten und vor allem Deine VAT Compliance sorgenfrei für Dich erledigen lassen? Dann vereinbare jetzt kostenfrei und unverbindlich einen Termin mit Janet oder Daniel!
Expertin für digitales B2B-Marketing, die datengetriebene Strategien mit kreativen Ideen verbindet – immer mit klarem Blick auf Relevanz, Conversion und Impact.
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