E-Commerce im Jahr 2023. Steigende Anzahl von Marktplätzen. Dezentralisierung von Logistik-Strukturen. Erschließung von Kunden in ganz Europa oder gar der ganzen Welt. In Bezug auf Wachstum, ein Feld ungeahnter Möglichkeiten. In Bezug auf die bürokratische Abwicklung, sprich umsatzsteuerliche Handhabung der oben genannten Faktoren: Hier hört der Spaß auf.
Kompliziert wird es im Speziellen, wenn ich ein Fulfillment außerhalb meines Sitzstaates betreue, wie zum Beispiel über das FBA Programm von Amazon. Logistisch und in punkto Markterschließung mit vielen Vorteilen behaftet. Es entsteht allerdings eine Umsatzsteuerpflicht, der entsprechend nachgekommen werde muss.
Sobald ein Online Händler Produkte physisch ins Ausland bewegt, sei es über Landesgrenzen hinweg direkt an einen Endkunden oder über eine Umlagerung in ein Fulfillment im Ausland verschickt, entstehen gesonderte Umsatzsteuerpflichten.
Seit dem 01.07.2021 ist das OSS Verfahren in Kraft getreten. Wem dieses Verfahren zum jetzigen Zeitpunkt noch kein Begriff ist, der sollte bitte sofort mit seinem Steuerberater sprechen oder sich mit uns in Verbindung setzen. Hier die Keyfacts des OSS:
Per Definition ist jede Warenbewegung an einen Endkunden, die eine Ländergrenze innerhalb der EU überschreitet, eine OSS-pflichtige Transaktion. (Ab Schwellenüberschreitung).
Der Vorteil: Pflichten im Ausland können konsolidiert über eine einzige Meldung abgewickelt werden.
Der Nachteil: Option B wird dadurch deutlich komplexer.
Über Marktplätze und zugehörige Fulfillment-Programme, besteht die Möglichkeit Waren/Produkte in die logistische Hand eben dieser Marktplätze zu geben und von vielen Vorteilen zu profitieren. Ein gängiges Beispiel ist hier Amazon FBA mit seinem PAN EU Programm.
Per Knopfdruck im Seller Central (mehr ist es tatsächlich nicht), kann ein Online Händler Amazon die Berechtigung geben, seine Waren in ganz Europa zu verteilen. Deutschland, Polen, Tschechien, Frankreich, Italien, Spanien und Schweden nehmen aktuell am Amazon PAN EU Programm teil und Online Händler können in diesen Ländern Waren einlagern.
Das hat unter anderem folgende Vorteile:
Sprich: neben signifikanter Gebührenersparnis kann ein Händler massiv seinen Umsatz steigern und EU-weit Kunden erreichen. In der Regel ein "No Brainer" ab 1.500 Amazon FBA Transaktionen im Monat.
Der Nachteil: Es entsteht eine Umsatzsteuerpflicht in dem Land, in dem zusätzlich eingelagert wird.
Warum?
Sobald ein Händler über ein externes Fulfillment im Ausland Waren umlagert und von dort aus an den Endkunden verkauft, eröffnet er in diesem Land eine fiktive Betriebsstätte. Dabei entstehen multiple umsatzsteuerliche Prozesse, die dem Finanzamt gemeldet werden müssen:
Im Prinzip entstehen aus umsatzsteuerlicher Sicht im Ausland die gleichen Pflichten wie im Inland.
Dies hat neben der Konsequenz der Umsatzsteuerpflicht im Ausland, Auswirkungen auf folgende Prozesse:
Alles jedoch keine Herausforderung, wenn man gut beraten ist und mit Experten zusammenarbeitet.
Wie schon mehrmals erwähnt, entsteht durch eine Lagerung im Ausland und den Verkauf der Ware von dort eine Umsatzsteuerpflicht. In der Konsequenz muss hier eine Umsatzsteuer-ID registriert werden und laufend Umsatzsteuermeldungen eingereicht werden. Hierum kümmert sich countX für euch. Sprecht uns gerne an.
Eine Rechnung muss folglich dokumentieren, wie eine Warenversendung physisch stattgefunden hat und entsprechend die umsatzsteuerliche Situation darstellen.
Beispiele:
Lagerung Frankreich 🇫🇷 —> Endkunde Frankreich 🇫🇷
Rechnung: Ust-ID FR / MwSt FR
Lagerung Italien 🇮🇹 —> Endkunde Italien 🇮🇹
Rechnung: Ust-ID IT / MwSt IT
Lagerung Deutschland 🇩🇪 —> Endkunde Österreich 🇦🇹
Ust-ID DE / MwSt AT (OSS)
So weit so gut.
Lagerung Frankreich 🇫🇷 —> Endkunde Deutschland 🇩🇪
Ust-ID DE / MwSt DE (OSS)
Jetzt geht's los: Per Definition ist jede grenzüberschreitende Transaktion eine OSS-Transaktion. Sprich - auch wenn ich in ein Land versende, in dem ich bereits eine USt-ID besitze. Dementsprechend muss ich in diesen Ländern auch über zwei Kanäle Meldungen einreichen und Rechnungen entsprechend erstellen.
Es gibt daher nicht nur die Pflicht, Umsatzsteuermeldungen in Deutschland und ggf. über das OSS-Verfahren einzureichen, sondern genauso in jedem Land mit einer aktiven USt-ID. Das hat Auswirkungen auf den Kontenrahmen und die Interpretation sowie Integration der Daten. Die 100% Umsatzsteuer teilen sich nicht mehr auf 1-2 sondern 2-7 Kanäle auf. Hier gilt es "Herr seiner Daten und Prozesse" zu bleiben.
Ist ein Steuerberater dem nicht gewachsen auf Grund mangelnder Erfahrung im E-Commerce, kommen Vorsysteme wie z. B. JERA und/oder in Kombination countX ins Spiel, die in gewisser Weise "Verantwortung" für die Validierung, die Vorbereitung und die Übertragung der Daten übernehmen.
Wie oben schon mehrfach beschrieben, gibt es für das OSS-Verfahren nun mehr relevante und zu überwachende Grenzüberschreitungen. Früher gegebenenfalls aus Deutschland heraus ins EU-Ausland, sprich 1x26 Grenzen. Bei Aktivierung des PAN EU Programms gibt es in der Regel nun 6×26 Grenzen, sprich 156 insgesamt.
Hier muss differenziert werden zwischen lokalen Transaktionen und OSS-Transaktionen, die im ERP oder Rechnungsprogramm entsprechend korrekt gespiegelt und vom Steuerberater richtig interpretiert werden müssen.
In der Theorie sind wir nun jeweils davon ausgegangen, das Umsatzsteuerpflichten korrekt nachgekommen wird und jeweils eine USt-ID im Ausland existiert. Was passiert nun bei Rechnungsstellung, Buchhaltung, OSS-Verfahren und lokalen Meldungen ohne eine aktive Ust-ID im Ausland?
Kurz: Alles ist falsch.
Rechnungen können nicht korrekt ausgestellt werden, passend zu den physischen Warenbewegungen. Entsprechend ist die deutsche Buchhaltung und die Kalkulation der deutschen Umsatzsteuermeldung falsch sowie die OSS Meldung. Von ausbleibenden Meldungen im Ausland ganz zu schweigen. Hier bauen sich fehlerhafte Prozesse auf, die je nach Zeit und Anzahl der Fälle Existenzen bedrohen können.
Was ist nun zu tun und in welcher Reihenfolge?
Ein Rattenschwanz der länger und länger und länger wird.
Die Praxis zeigt, dass viele dieser Prozesse von leicht bis drastisch fehlerhaft durch laufen und den Finanzämtern nicht auffallen. Hier wird erstmal alles durchgewunken, weil eben nicht laufend geprüft wird. Marktplätze sind aber mittlerweile verpflichtet Fulfillment Daten mit Finanzämtern zu teilen und im Endeffekt ist es nur eine Frage der Zeit, bis fehlerhafte Prozesse auffallen und die Finanzämter bei den Unternehmern an die Tür klopfen. Die Frage ist dann nur wie groß das Problem ist und wie lange es gedauert hat, bis Fehler aufgefallen sind.
Danach ist das Finanzamt wie ein Güterzug: einmal ins Rollen gekommen, nur schwer aufzuhalten.
Wenn solche Prozesse auffallen, kann ich dann rückwirkend Fünfe gerade sein lassen und in die Zukunft korrekt handeln? Nein.
Daher ist es besser, so schnell es geht zu handeln, um den Zeitraum der rückwirkenden Arbeiten so gering wie möglich zu halten.
Das Gute ist, in der Regel gibt es eine Lösung. Es bedarf nur der aktiven Bearbeitung und dem Willen, die Lösung anzugehen. Hinzu kommen verschiedene Systeme, die Sie bei der Lösung unterstützen.
countX hat viele solcher Fälle in der Praxis miterlebt und aufgeräumt. Wenn hier Unsicherheiten oder Fragen bestehen, sprechen Sie uns einfach an.
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